Zamówienia publiczne

 

Podstawy prawne stosowania

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych podstawową formą zlecania zadań publicznych są zamówienia publiczne.

Stosowanie UoDPPioW do zlecania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym nie wyklucza jednak możliwości ubiegania się przez te organizacje o realizację zamówień publicznych. Warunkiem realizacji zamówienia publicznego jest jednak możliwość rozliczenia realizacji zamówienia przez organizację, czyli prowadzenia przez nią albo działalności gospodarczej, albo działalności statutowej odpłatnej, w ramach których organizacja będzie mogła wystawić fakturę za świadczone usługi czy wykonane prace.

Kwestie udzielania zamówień publicznych reguluje Prawo zamówień publicznych, które jest zgodne z unijnymi dyrektywami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych. Prawo zamówień publicznych obejmuje wiele różnych sposobów udzielania zamówień, których stosowanie jest zależne przede wszystkim od przedmiotu i wielkości zamówienia.

Z perspektywy zlecania zadań przez samorządy organizacjom pozarządowym szczególnie jest istotna możliwość udzielania zamówień publicznych o wartości nie większej niż 30 tys. euro.

Oznacza to, że w przypadku udzielania zamówień, których wartość nie przekracza 30 tys. euro samorządy nie muszą stosować skomplikowanego Prawa zamówień publicznych, jednak są zobowiązane ustawą o finansach publicznych do wydatkowania środków w sposób racjonalny i oszczędny. W praktyce oznacza to, że JST przygotowują własne regulaminy, określające zasady udzielania zamówień publicznych o wartości nie większej niż 30 tys. euro. Określone w nich sposoby udzielania zamówień są z reguły prostsze proceduralnie niż te, które przewiduje Prawo zamówień publicznych. Przykład takiego regulaminu znajduje się poniżej.

W regulaminach JST stosują różne rozwiązania, ale dość często zamówienia o niewielkiej wartości, np. do 3, 5 czy 10 tys. zł mogą zostać udzielone bezpośrednio określonemu wykonawcy, np. organizacji pozarządowej, bez konieczności organizowania żadnych dodatkowych formalności. Przy zamówieniach o większej wartości JST najczęściej zbiera trzy oferty, z który wybiera ofertę najlepiej spełniającą określone przez samorząd kryteria.

W Prawie zamówień publicznych są również przewidziane rozwiązania, które umożliwiają uwzględnienie różnych aspektów społecznych, tzw. klauzule społeczne. Niektóre z tych rozwiązań pozwalają zwiększyć szanse organizacji pozarządowych czy spółdzielni socjalnych na pozyskanie zamówienia publicznego w konkurencji z podmiotami rynkowymi. Więcej o rozwiązaniach umożliwiających uwzględnianie aspektów społecznych w zamówieniach publicznych i szerzej w zlecaniu zadań publicznych można przeczytać w publikacji: „Społecznie odpowiedzialne zlecanie zadań publicznych, czyli kompleksowe podejście uwzględniające aspekty społeczne”, dostępnej pod adresem internetowym: www.ekonomiaspoleczna.pl/files/ekonomiaspoleczna.pl/public/Biblioteka/2014.5.pdf.

Pod koniec lipca 2016 r. weszła w życie nowelizacja Prawa zamówień publicznych, która m.in. poszerzyła możliwość stosowania klauzul społecznych.

 

Opis mechanizmu

Tryby udzielania zamówień publicznych przewidziane w Prawie zamówień publicznych są dość szczegółowo i rygorystycznie opisane. Podstawowym i najczęściej stosowanym trybem udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej 30 tys. euro jest przetarg niegraniczony. Polega on – w uproszczeniu – na tym, że w odpowiedzi na ogłoszenie zlecającego zadanie (zamawiającego), oferty na jego realizację mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Prawo zamówień publicznych przewiduje także inne tryby, ale można je stosować jedynie w sytuacjach opisanych w ustawie.

Najważniejszym kryterium wyboru wykonawcy zamówienia publicznego jest cena, choć ustawa przewiduje także obowiązek stosowania kryteriów pozacenowych. Po wyborze z wykonawcą zadania publicznego podpisywana jest umowa, która jest podstawą realizacji i rozliczenia zadania.

Zamówienia o wartości do 30 tys. euro są udzielane na podstawie regulaminów tworzonych przez JST, a przewidziane tam sposoby udzielania zamówień są z reguły prostsze niż w Prawie zamówień publicznych. Ustawa o spółdzielniach socjalnych przewiduje także, że JST może zastrzec udzielenie zamówienia o wartości do 30 tys. euro wyłącznie dla spółdzielni socjalnych (art. 15a).

 

Zastosowanie

Zamówienia publiczne dotyczą z reguły zlecania zadań, których cel, efekty i sposób realizacji określa podmiot zlecający zadanie, a oferenci rywalizują głównie ceną, ewentualnie jakością jego wykonania. Nakłada to określone wymogi na zlecającego zadanie, bo musi on sporządzić dokładną specyfikację tego zadania i opisać warunki jego realizacji. W przypadku działań społecznych, miękkich o wiele wygodniejsze dla zlecającego i organizacji pozarządowej jest w związku z tym wykorzystanie do zlecenia UoDPPioW, tym bardziej że to organizacja przedstawia sposób realizacji zadania, a nie zleceniodawca. Stąd też JST rzadko wykorzystują zamówienia publiczne do zlecania zadań organizacjom pozarządowym, a organizacje rzadko ubiegają się o realizację zamówień publicznych. Tym bardziej że organizacje zgodnie z prawem mogą realizować zamówienia publiczne albo w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, albo statutowej odpłatnej.

Innym czynnikiem zniechęcającym organizacje do ubiegania się o zamówienia publiczne są o wiele bardziej skomplikowane procedury i wymogi z tym związane, zwłaszcza w porównaniu z UoDPPioW. Z pewnością także organizacje często obawiają się otwartej konkurencji z podmiotami rynkowymi, które mają o wiele większe doświadczenie w ubieganiu się o zamówienia publiczne.

Stąd też najczęściej w przypadku udzielania zamówień organizacjom pozarządowym wykorzystywane są zamówienia o wartości do 30 tys. euro. Mogą być one w dużej części udzielane bezpośrednio, a formalności związane z ubieganiem się o zamówienie nie są tak rozbudowane jak w przypadku Prawa zamówień publicznych.

Z perspektywy organizacji pozarządowych realizacja zamówień publicznych ma też pewne zalety w porównaniu z realizacją zadań zleconych na podstawie UoDPPioW. Najważniejszą z nich jest prostszy sposób rozliczania (np. jedną fakturą) oraz rozliczanie się z całości realizacji zamówienia lub z jego głównych elementów, a nie, jak w przypadku dotacji, z bardzo szczegółowych pozycji kosztów.

W przypadku pewnych rodzajów zadań publicznych, w których jest określony sposób ich realizacji, znacznie użyteczniejsze do ich zlecenia jest wykorzystanie formuły zamówień publicznych niż UoDPPioW. Dotyczy to np. świadczenia usług opiekuńczych czy prowadzenia noclegowni. Przy realizacji tego rodzaju zadań nie chodzi o nową metodę czy pomysł na ich realizację, ale o gwarancję jakości i efektywności wykonania zadania z wykorzystaniem sprawdzonych i wystandaryzowanych metod określonych przez zlecającego. Tego typu zadania są coraz częściej zlecane w formie zamówień publicznych, o które ubiegają się także organizacje pozarządowe.

 

Praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą lub statutową odpłatną, czyli mogące wystawiać faktury za świadczone usługi, w każdej chwili mogą ubiegać się o realizację każdego zamówienia publicznego. O ile oczywiście spełniają warunki i mają potencjał niezbędny do jego wykonania. Organizacje powinny być szczególnie zainteresowane realizacją zamówień o wartości do 30 tys. euro, gdyż formalnie i proceduralnie są one najczęściej o wiele przyjaźniejsze dla organizacji niż zamówienia udzielane na podstawie Prawa zamówień publicznych.

Samorządy same podejmują decyzję o sposobie zlecania zadań, mogą więc niektóre zadania zlecać w trybie zamówień publicznych z myślą o organizacjach pozarządowych. Pod warunkiem, że zastosowanie zamówień publicznych do zlecenia określonego zadania będzie efektywne i że są organizacje pozarządowe mające możliwości realizacji takiego zamówienia.

Są także, na razie niezbyt liczne, samorządy, które starają się w sposób bardziej systemowy wykorzystać zamówienia publiczne do zlecania zadań organizacjom pozarządowym. Przykładem może być Warszawa, która w programach współpracy z organizacjami pozarządowymi przewiduje jako jedną z form współpracy zakup usług od organizacji, prowadzących działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową, na zasadach i w trybie określonych w Prawie zamówień publicznych. Miasto zleca organizacjom usługi, wykorzystując formułę zamówień publicznych o wartości do 30 tys. euro.

Są to z reguły jednorazowe lub cykliczne usługi kulturalne, edukacyjne, profilaktyczne czy integracyjne. Miasto co roku publikuje wykaz zleconych w ten sposób usług. W 2015 r. organizacje pozarządowe zrealizowały blisko 500 zleconych w ten sposób usług na łączną kwotę ponad 7 mln zł.